Hausverwaltung KI-Plattform — Projektkonzept v2.0¶

Vollständige Architektur & Implementierungsplan¶

Version 2.0 — Februar 2026 — Erstellt mit Claude (Anthropic)

1. Executive Summary¶

Dieses Dokument beschreibt die vollständige Architektur für eine KI-gestützte Hausverwaltungsplattform. Sie kombiniert klassische Property-Management-Funktionen mit intelligenter Automatisierung durch einen OpenClaw KI-Agenten und einem vollintegrierten Hausmeisterservice ("Mister Hausheld").

Kernprinzipien¶

KI-First: Überall wo sinnvoll bewertet und handelt ein KI-Agent automatisch
Mehrsprachig: Mieter kommunizieren in ihrer Sprache, Verwaltung arbeitet auf Deutsch
Mister Hausheld integriert: Selbstlernende Kalender- und Auftragssteuerung für Hausmeister-Mitarbeiter
Automatisierung: Tickets, Dispatch, Termine, Mahnungen, Abrechnungen maximal automatisiert
DSGVO-konform: Datenschutz, Einwilligungserklärungen, AGB-Management von Anfang an
Rechtssicher: Mietrecht, CO2KostAufG, BGB §559, Mahnwesen rechtskonform abgebildet

2. Modul-Übersicht (alle 15 Module)¶

Modul 1: Mieterkommunikation & Ticketsystem¶

Mehrsprachiger Chat (12+ Sprachen) mit KI-Agent
Auto-Priorisierung, Auto-Antwort, Rückfragen
E-Mail-Benachrichtigung wenn Mieter Chat-Nachricht nicht innerhalb 10 Min gelesen hat
Mieter-Portal mit Login (in Mieter-Sprache)
Notfall-Tickets können von Mister Hausheld Mitarbeitern erstellt werden

Modul 1b: E-Mail-Management (Firmen-Postfach)¶

Eingehende E-Mails auf dem Firmen-Account werden vom KI-Agent gelesen und bearbeitet.

Workflow — Human-in-the-Loop:¶

E-Mail geht ein → KI liest, analysiert, klassifiziert:
Absender identifizieren (Mieter, Eigentümer, Firma, Behörde, Unbekannt)
Kategorie bestimmen (Mieterfrage, Rechnung, Angebot, Behördenschreiben, Werbung/Spam, etc.)
Dringlichkeit einschätzen
Zugehöriges Objekt/Mieter/Ticket zuordnen (falls möglich)
KI entscheidet nach Regelsystem:
Auto-Antwort erlaubt (einfache Mieterfragen, Terminbestätigungen, Statusanfragen): KI antwortet sofort, Antwort wird protokolliert
Entwurf + Genehmigung erforderlich (Kostenfragen, rechtliche Themen, Vertragsthemen, unbekannte Absender, Beschwerden, alles mit finanzieller Auswirkung): KI erstellt Entwurf → Geschäftsführer erhält Benachrichtigung → Genehmigen / Ablehnen / Bearbeiten
Nur Weiterleitung (Werbung, irrelevant): KI kategorisiert und archiviert
Genehmigungssystem:
Geschäftsführer sieht Queue mit wartenden E-Mail-Entwürfen
Jeder Entwurf zeigt: Original-E-Mail, KI-Analyse, Kategorie, Dringlichkeit, Entwurfsantwort
Aktionen: ✅ Genehmigen & Senden | ✏️ Bearbeiten & Senden | ❌ Ablehnen & Selbst beantworten | 🔄 Neu entwerfen lassen
Push-/E-Mail-Benachrichtigung wenn neue Genehmigung wartet
Eskalation: Wenn Genehmigung nach X Stunden nicht erfolgt → Erinnerung
E-Mail → Ticket-Verknüpfung:
Mieter-E-Mails können automatisch in Tickets umgewandelt werden
Antworten auf bestehende Tickets werden dem Thread zugeordnet
Rechnungen von Firmen werden an Rechnungseingang weitergeleitet
Konfigurierbare Regeln (Admin):
Welche Kategorien Auto-Antwort erlauben
Welche Kategorien Genehmigung erfordern
Schwellenwerte (z.B. alles über 500€ → Genehmigung)
Whitelist/Blacklist für Absender

Technisch:¶

IMAP/SMTP-Anbindung an Firmen-Postfach
Polling alle 2-5 Minuten oder IMAP IDLE (Push)
Jede E-Mail wird in der Datenbank gespeichert (Audit-Trail)
Anhänge (Rechnungen, Dokumente) werden in Dokumentenverwaltung übernommen

Modul 1c: Stammdatenverwaltung (Objekte, Einheiten, Mieterkonten)¶

Zentrale Pflege aller Objekt- und Einheitsdaten — Basis für CO2-Berechnung, Betriebskosten, Mieterkonto und alle weiteren Module.

Objekt-Stammdaten:¶

Adresse, PLZ, Stadt, Bundesland
Baujahr, Gebäudetyp, Energieausweis-Klasse
Heizungsart (Gas, Öl, Fernwärme, Wärmepumpe, etc.)
Beheizte Wohnfläche gesamt (m²)
Anzahl Einheiten (Wohn + Gewerbe)
Eigentümer (Zuordnung)
Bankkonto (IBAN, Kontobezeichnung)
Versicherungen (Zuordnung)
Hausverwaltungsvertrag (Zuordnung)
Energiedaten für CO2-Berechnung:
Brennstoffverbrauch (kWh/Jahr)
CO2-Ausstoß (kg/Jahr) — aus Lieferantenrechnung
CO2-Kosten (€/Jahr) — aus Lieferantenrechnung
Emissionsfaktor
Denkmalschutz ja/nein (reduziert Vermieteranteil)
Fotos, Grundrisse, Lagepläne

Einheiten-Stammdaten:¶

Einheitsnummer, Etage, Lage (vorne/hinten/links/rechts)
Wohnfläche (m²), Nutzfläche, Anzahl Zimmer
Ausstattung (Balkon, Keller, Stellplatz, Aufzug, etc.)
Kaltmiete, NK-Vorschuss, Gesamtmiete
Aktueller Mieter (Zuordnung)
Zähler (Zuordnung: Wasser kalt/warm, Heizung, Strom, Gas)
Schlüsselverwaltung (welche Schlüssel, wer hat welche)
Zustand (saniert, renovierungsbedürftig, etc.)

Mieterkonto (automatisch verknüpft):¶

Soll-Miete pro Monat (aus Einheit/Vertrag abgeleitet)
Ist-Zahlungen (aus Bankabgleich)
Saldo (Über-/Unterzahlung)
NK-Vorauszahlung vs. NK-Abrechnung
Kautionsstatus
Mahnstatus
Vertragshistorie

Formulare:¶

Eingabemasken für neue Objekte und Einheiten
Bulk-Import (Excel/CSV) für initiale Datenmigration
Validierung (Pflichtfelder, Plausibilität)
Änderungshistorie (wer hat was wann geändert)

Modul 2: Mister Hausheld — Hausmeisterservice-Steuerung¶

Mitarbeiter-Verwaltung: Jeder Mitarbeiter hat eigenen Kalender
Aufgaben-Dekomposition: Tickets werden in Teilaufgaben zerlegt (Begutachtung → Vorarbeit → Reparatur → Abnahme)
Intelligente Terminplanung: Berücksichtigt Fahrtwege (A→B), Dauer vor Ort, Pufferzeiten
Selbstlernendes System: Erfasst tatsächliche Dauer vs. geplante Dauer, lernt über Zeit besser einzuschätzen
Manuelle Überschreibung: Admin kann jederzeit Zeiten anpassen, System lernt daraus
Automatische Umplanung: Wenn Termin länger dauert → Folgetermine automatisch verschieben → Mieter per E-Mail benachrichtigen
Mitarbeiter-Portal: Zugriff NUR auf eigene Aufträge/Tickets, Kalender, Foto-Upload — kein Zugriff auf Finanzen, Verträge, etc.
Notfall-/Bereitschaftsdienst: Mitarbeiter können Notfall-Tickets direkt im System anlegen
GPS/Standort-Optimierung (optional Phase 4): Routenoptimierung für Tagesplanung

Modul 3: Firmen-Dispatch (externe Dienstleister)¶

Firmenverzeichnis mit Kategorien, Bewertungen, Erreichbarkeit
Automatische Beauftragung durch KI-Agent bei passenden Tickets
Statusverfolgung, Terminkoordination

Modul 4: Kalender & Terminmanagement¶

Zentraler Kalender + Mitarbeiter-Kalender (Mister Hausheld)
Sync mit Google Calendar / CalDAV / Microsoft 365
Konfliktprüfung, Fahrzeitberechnung
Termin-Benachrichtigungen an Mieter (E-Mail + Portal)

Modul 5: Bankkontenführung pro Objekt¶

Eigenes Bankkonto pro Objekt (oder Unterkonto)
Kosten werden Objekten und Einheiten zugewiesen
Einnahmen (Miete) und Ausgaben (Reparaturen, Wartung, Versicherung) pro Objekt
Kontoauszugs-Import (CSV, MT940) oder API-Anbindung (perspektivisch)
Automatische Zuordnung von Buchungen zu Kostenstellen
Soll/Ist-Vergleich pro Objekt und Monat

Modul 6: Mieteingangsüberwachung & Mahnwesen¶

Bankkonten-Schnittstelle: Automatischer Abgleich Mieteingänge mit Soll-Mieten
Automatische Erkennung: Fehlende Zahlungen, Teilzahlungen, verspätete Zahlungen
Mahnwesen (3-stufig):
1. Mahnung: Freundliche Erinnerung (nach X Tagen) — im Portal + E-Mail
1. Mahnung: Förmliche Mahnung — im Portal + E-Mail + postalisch
1. Mahnung: Letzte Mahnung vor rechtlichen Schritten — Portal + E-Mail + postalisch per Einschreiben
Mahnungen erscheinen auch als Nachricht im Mieter-Chat
Automatische Mahngebühren-Berechnung
Übergabe an Rechtsmodul bei Nicht-Zahlung
DSGVO: Mahnungen nur an vertraglich vereinbarte Adressen, Einwilligungserklärung für digitale Zustellung

Modul 7: Kautionsverwaltung¶

Treuhandkonto-Anbindung: Kautionen auf separatem Treuhandkonto verwaltet
Kautionseinzahlung bei Einzug protokolliert
Verzinsung nachverfolgt (gesetzlicher Zinssatz)
Auszugsabrechnung: Automatische Kautionsabrechnung mit:
Noch offene Nebenkosten (Einbehalt möglich)
Schadensabzüge (mit Dokumentation/Fotos)
Restbetrag + aufgelaufene Zinsen
Fristen: 6-Monats-Frist für Kautionsabrechnung überwacht
Auszahlung dokumentiert

Modul 8: Eigentümerabrechnung (keine WEG)¶

Getrennt von Nebenkostenabrechnung
Einnahmen/Ausgaben-Übersicht pro Objekt und Zeitraum
Mieteinnahmen, Instandhaltungskosten, Verwaltungskosten, Versicherungen
Nicht umlagefähige Kosten separat ausgewiesen
CO2-Kosten Vermieteranteil ausgewiesen
Export als PDF + automatischer Versand an Eigentümer
Eigentümer-Portal: Jederzeit Einsicht in aktuelle Finanzdaten

Modul 9: Nebenkostenabrechnung¶

Erfassung aller umlagefähigen Kosten (BetrKV)
Verteilerschlüssel pro Kostenart (m², Personenzahl, Verbrauch, Einheiten)
CO2-Kostenaufteilung nach CO2KostAufG (siehe Modul 10)
Automatische Berechnung pro Mieter
Vorauszahlungsanpassung bei Über-/Unterzahlung
Abrechnungsfrist-Überwachung (12 Monate nach Abrechnungszeitraum)
Export als PDF, Versand an Mieter (Portal + E-Mail + optional postalisch)

Modul 10: CO2-Kostenaufteilung (CO2KostAufG)¶

Gesetzliche Grundlage: Seit 01.01.2023 müssen Vermieter und Mieter die CO2-Abgabe auf fossile Brennstoffe teilen. Die Aufteilung richtet sich nach dem 10-Stufen-Modell basierend auf dem CO2-Ausstoß des Gebäudes in kg/m²/Jahr.

Was die Plattform automatisiert:¶

Datenerfassung pro Objekt:
Brennstoffart (Gas, Öl, Fernwärme)
Jährlicher Energieverbrauch (kWh) — aus Energielieferantenrechnung
CO2-Menge (kg) — aus Energielieferantenrechnung
CO2-Kosten (€) — aus Energielieferantenrechnung
Beheizte Wohnfläche (m²)
Automatische Berechnung:
CO2-Ausstoß pro m²/Jahr → Einstufung ins 10-Stufen-Modell
Vermieteranteil und Mieteranteil prozentual bestimmt
Kosten auf einzelne Einheiten nach Verbrauch verteilt
10-Stufen-Modell (Wohngebäude):

Stufe	CO2 kg/m²/a	Vermieter	Mieter
1	< 12	0%	100%
2	12 – 17	10%	90%
3	17 – 22	20%	80%
4	22 – 27	30%	70%
5	27 – 32	40%	60%
6	32 – 37	50%	50%
7	37 – 42	60%	40%
8	42 – 47	70%	30%
9	47 – 52	80%	20%
10	≥ 52	95%	5%

Integration in Abrechnung:
Automatisch in Nebenkostenabrechnung integriert
Vermieteranteil in Eigentümerabrechnung ausgewiesen
Bei fehlender Ausweisung: System warnt (Mieter hat 3% Kürzungsrecht nach §7 Abs. 4 CO2KostAufG)
KI-Einsatz:
Plausibilitätsprüfung der eingegebenen Daten
Hinweis auf mögliche Einsparungen durch Sanierung
Prognose der CO2-Kosten für nächstes Jahr (steigender CO2-Preis)

Modul 11: Mietvertragsmanagement¶

Verträge anlegen mit allen Konditionen (Miete, NK-Vorschuss, Kaution, Laufzeit, Kündigungsfrist)
Automatische Fristenüberwachung (Kündigungsfristen, Vertragsverlängerungen)
Digitale Unterschriften (DocuSign/SignNow Integration)
Nachträge und Anpassungen versioniert dokumentiert
Mieterhöhungsverfahren (siehe Modul 15)

Modul 12: Dokumentenverwaltung¶

Upload, automatische Kategorisierung (KI), OCR
Zuordnung zu Mieter, Objekt, Einheit, Ticket
Versionierung, Fristenerkennung aus Dokumenten
Mieter-/Eigentümer-zugängliche Dokumente im jeweiligen Portal

Modul 13: Versicherungsmanagement¶

Policen pro Objekt (Gebäude, Haftpflicht, Glas, Elementar)
Fristenmanagement, automatische Erinnerung vor Ablauf
Schadensmeldung erstellen (verknüpft mit Ticket)
Zuordnung Versicherungsfall → Police → Schadensregulierung
Kosten in Eigentümerabrechnung ausgewiesen

Modul 14: Rechtsmanagement¶

Rechtsstreitigkeiten koordinieren: Fälle anlegen, Status tracken, Fristen überwachen
Räumungsklagen: Workflow mit allen Schritten (Abmahnung → Kündigung → Räumungsklage → Vollstreckung)
Verknüpfung mit Mahnwesen (automatische Eskalation)
Anwalts-Kontaktverwaltung
Dokumentation aller Schriftsätze und Fristen
KI-Unterstützung: Fristenberechnung, Vorlagen-Vorschläge (KEINE rechtliche Beratung)
DSGVO-Hinweis: System gibt KEINE Rechtsberatung, empfiehlt bei rechtlichen Fragen immer Anwalt

Modul 15: Mieterhöhungsverfahren¶

Mietspiegel-Anpassung: Vergleich aktuelle Miete mit Mietspiegel, Berechnung der zulässigen Erhöhung, Kappungsgrenze (20% in 3 Jahren, in manchen Städten 15%)
Modernisierungsumlage §559 BGB: Erfassung der Modernisierungskosten, Berechnung der umlegbaren Kosten (8% p.a. auf Jahresmiete), Abzug von Instandhaltungsanteil und Förderungen
Automatische Generierung des Mieterhöhungsschreibens
Fristen: Zustimmungsfrist Mieter (bis Ende 2. Monat nach Zugang), Wirksamkeit ab 3. Monat
Dokumentation und Versionierung
Übergabe an Rechtsmodul bei Nicht-Zustimmung (Zustimmungsklage)

3. Rollen & Berechtigungssystem (vollständig)¶

Übersicht aller Rollen¶

1. Geschäftsführer (OWNER_ADMIN)¶

Höchste Berechtigungsstufe — Vollzugriff + Genehmigungsrechte

Bereich	Zugriff
Dashboard	Vollständig, alle Objekte, alle KPIs
Tickets	Alle lesen, bearbeiten, zuweisen, eskalieren
E-Mail-Management	KI-Entwürfe genehmigen/ablehnen, Regelwerk konfigurieren
Mister Hausheld	Mitarbeiter verwalten, Kalender einsehen, Aufträge zuweisen
Finanzen	Vollzugriff: Bankkonten, Rechnungen, Mahnwesen, Abrechnungen
Verträge	Erstellen, bearbeiten, kündigen, Mieterhöhungen initiieren
Stammdaten	Objekte/Einheiten anlegen, bearbeiten, löschen
Dokumente	Alle Dokumente, Upload, Löschen
Recht	Fälle anlegen, Status ändern, Anwälte koordinieren
Eigentümer	Eigentümer verwalten, Abrechnungen freigeben
KI-Agent	Konfiguration, Regelwerk, Ein-/Ausschalten
Benutzerverwaltung	✅ Neue Benutzer aller Rollen anlegen/deaktivieren
Einstellungen	Alle Systemeinstellungen
DSGVO	Daten exportieren, löschen, Consent verwalten

2. Büroleitung / Sachbearbeiter (ADMIN)¶

Tagesgeschäft — fast alles, aber keine Systemkonfiguration

Bereich	Zugriff
Dashboard	Vollständig
Tickets	Alle lesen, bearbeiten, zuweisen
E-Mail-Management	E-Mails sehen und beantworten, aber KEINE KI-Genehmigungen (nur GF)
Mister Hausheld	Aufträge zuweisen, Kalender einsehen
Finanzen	Rechnungen erfassen, Mahnungen auslösen, Abrechnungen erstellen
Verträge	Erstellen, bearbeiten (Kündigung nur mit GF-Genehmigung)
Stammdaten	Objekte/Einheiten anlegen, bearbeiten
Dokumente	Alle Dokumente, Upload
Recht	Fälle einsehen, Fristen verwalten
Eigentümer	Abrechnungen erstellen (Freigabe durch GF)
KI-Agent	Nur Status einsehen, NICHT konfigurieren
Benutzerverwaltung	❌ Keine Benutzerverwaltung
Einstellungen	Nur eigenes Profil

3. Mister Hausheld — Teamleiter (HAUSHELD_LEAD)¶

Koordiniert das Hausmeister-Team, sieht alle Aufträge

Bereich	Zugriff
Dashboard	Nur Auftrags-/Termin-Übersicht
Tickets	Nur zugewiesene + unzugewiesene Tickets (keine Mieter-Privatdaten)
Aufträge	Alle Mister Hausheld Aufträge einsehen, zuweisen, umplanen
Kalender	Alle Mitarbeiter-Kalender einsehen und bearbeiten
Notfall-Tickets	✅ Erstellen
Status	Aufträge starten, beenden, Fotos hochladen, Notizen
Stammdaten	Nur Objekt-Adressen und Zugangsinformationen (keine Finanzdaten)
Finanzen	❌ Kein Zugriff
Verträge	❌ Kein Zugriff
Mieter-Daten	Nur Name + Wohnung + Kontakt für zugewiesene Aufträge
Dokumente	Nur auftragsbezogene Dokumente

4. Mister Hausheld — Mitarbeiter (HAUSHELD_WORKER)¶

Sieht NUR eigene Aufträge und eigenen Kalender

Bereich	Zugriff
Kalender	Nur eigener Kalender
Aufträge	Nur eigene zugewiesene Aufträge
Tickets	Nur Ticket-Details der eigenen Aufträge (keine Mieter-Chathistorie)
Status	Eigene Aufträge starten, beenden, Fotos hochladen, Notizen, Zeiterfassung
Notfall-Tickets	✅ Erstellen (werden an Teamleiter + Admin eskaliert)
Stammdaten	Nur Objekt-Adresse + Zugangscode für aktuelle Aufträge
Alles andere	❌ Kein Zugriff

5. Mieter (TENANT)¶

Portal in eigener Sprache — nur eigene Daten

Bereich	Zugriff
Portal-Sprache	Automatisch in Mieter-Sprache
Tickets	Eigene erstellen, eigene einsehen, Nachrichten schreiben
Chat	Mit KI-Agent und Verwaltung kommunizieren
Dokumente	Eigene Dokumente einsehen (Mietvertrag, NK-Abrechnung, etc.)
Zählerstände	Eigene Zähler ablesen und einreichen
Verträge	Eigenen Vertrag einsehen, digital unterschreiben
Mieterkonto	Eigenes Konto einsehen (Zahlungen, Saldo, Mahnungen)
Profil	Eigene Kontaktdaten ändern, Sprache ändern
Alles andere	❌ Kein Zugriff

6. Eigentümer / Investor (OWNER)¶

Portal mit Finanzen eigener Objekte — keine Mieterkommunikation

Bereich	Zugriff
Dashboard	Nur eigene Objekte: Mieteinnahmen, Kosten, Rendite, Leerstand
Finanzen	Eigentümerabrechnung, Einnahmen/Ausgaben, CO2-Kosten
Objekte	Stammdaten eigener Objekte einsehen (nicht bearbeiten)
Dokumente	Dokumente eigener Objekte (Abrechnungen, Versicherungen, Verträge)
Reports	Monats-/Jahresberichte eigener Objekte
Mieterkommunikation	❌ Kein Zugriff
Verträge	❌ Kein Zugriff auf Mietverträge
Tickets	❌ Kein Zugriff

7. Externer Dienstleister / Firma (CONTRACTOR)¶

Minimaler Zugriff — nur beauftrage Aufträge

Bereich	Zugriff
Aufträge	Nur eigene beauftragte Aufträge einsehen
Status	Annahme, Terminbestätigung, Abschluss melden
Dokumente	Nur auftragsbezogene Dokumente (kein Upload von Rechnungen über Portal — Rechnungen per E-Mail)
Kontakt	Kommunikation nur über zugewiesenen Auftrag
Alles andere	❌ Kein Zugriff

8. KI-Agent (SYSTEM_AI)¶

Automatisierte System-Rolle — alles protokolliert

Bereich	Darf	Darf NICHT
Tickets	Erstellen, bearbeiten, priorisieren, zuweisen	-
Nachrichten	Senden (Chat + E-Mail)	-
Termine	Erstellen, verschieben	-
Dispatch	Hausmeister + Firmen beauftragen	-
Mahnungen	Initiieren (1. Mahnung automatisch)	2./3. Mahnung ohne GF-Genehmigung
E-Mail	Auto-Antwort (konfigurierte Kategorien), Entwurf	Senden ohne Genehmigung bei sensiblen Themen
Verträge	-	Ändern, kündigen, erstellen
Finanzen	Buchungen vorschlagen	Zahlungen auslösen
Recht	Fristen berechnen, erinnern	Rechtliche Schritte einleiten

Benutzerverwaltung (Admin-Bereich)¶

Neuen Benutzer anlegen:¶

Pflichtfelder: Name, E-Mail, Rolle, Telefon
Rollenspezifisch:
Mieter: Objekt + Einheit zuweisen, Sprache, Vertrag
Hausheld-Mitarbeiter: Skills, Arbeitszeiten, Fahrzeug
Eigentümer: Objekte zuweisen, Firma/Steuernr.
Dienstleister: Kategorie, Kontaktdaten, Bewertung
Login-Methode: E-Mail + Passwort, oder Magic Link (für Mieter empfohlen)
2FA: Optional aktivierbar, für GF und Admin empfohlen
Einladung: System sendet Einladungs-E-Mail mit Aktivierungslink
Deaktivierung: Benutzer kann deaktiviert werden (Daten bleiben für Audit), Login gesperrt
Nur Geschäftsführer kann neue Benutzerkonten anlegen und Rollen zuweisen

4. Technologie-Stack¶

Frontend¶

Technologie	Einsatz	Begründung
Next.js 14+	Framework	SSR, App Router, API Routes, Performance
TypeScript	Sprache	Typsicherheit bei großem Projekt
Tailwind CSS	Styling	Utility-first, konsistentes Design
shadcn/ui	UI-Komponenten	Hochwertig, zugänglich, anpassbar
React Query	Datenmanagement	Caching, Optimistic Updates, Real-time

Backend¶

Technologie	Einsatz	Begründung
Next.js API Routes	REST API	Gleicher Stack, einfaches Deployment
PostgreSQL	Datenbank	Relational, robust, JSON-Support
Prisma ORM	DB-Zugriff	Type-safe, Migrations, Schema
NextAuth.js	Auth	Multi-Rolle, Magic Links, 2FA
Redis	Cache/Queues	Sessions, Job-Queue, Events
MinIO/S3	Dateispeicher	Dokumente, Fotos, self-hosted
BullMQ	Job-Queue	Mahnungen, E-Mails, KI-Tasks, Umplanung

KI & Integration¶

Technologie	Einsatz
OpenClaw Agent	KI-Kern (Priorisierung, Antworten, Dispatch, Übersetzung)
Webhook-System	Event-driven KI-Reaktionen
DocuSign/SignNow	Digitale Signaturen
SMTP/SendGrid	E-Mail (Benachrichtigungen, Mahnungen)
Brief-API (z.B. Pingen, LetterXpress)	Postalischer Versand (Mahnungen, Mieterhöhungen)
Banking-API (FinTS/HBCI oder Open Banking)	Kontoanbindung, Mieteingangs-Matching
Google Maps/OSRM	Fahrzeitberechnung für Mister Hausheld
CalDAV/Google Cal	Kalender-Sync

Infrastruktur¶

Server: VPS/Dedicated (Hetzner/Netcup) mit Docker
Deployment: Docker Compose (PostgreSQL + Redis + Next.js + MinIO + BullMQ Worker)
Domain: SSL via Let's Encrypt, Reverse Proxy Caddy/Nginx
Backup: Tägliches DB-Backup + Dokument-Backup, 30 Tage Aufbewahrung
Monitoring: Sentry (Errors), Uptime-Check, Performance

5. Datenmodell (erweitert)¶

Kern-Entitäten¶

Tabelle	Wichtige Felder
User	email, name, role (ADMIN/TENANT/OWNER/HAUSHELD), lang, phone, passwordHash, twoFactorEnabled
Property	name, address, city, zipCode, ownerId, bankAccountIBAN, bankAccountName, co2Data (JSON), buildingYear, heatingType
Unit	number, floor, sqm, rooms, propertyId, tenantId, currentRent, nkVorschuss
Tenant	userId, unitId, moveInDate, moveOutDate, depositAmount, depositPaid, depositAccountIBAN, contractId
Owner	userId, companyName, taxId, bankAccount

Mister Hausheld¶

Tabelle	Wichtige Felder
HausheldEmployee	userId, name, phone, skills (JSON), workingHours (JSON), homeAddress, vehicleType
WorkOrder	ticketId, employeeId, status (ASSIGNED/EN_ROUTE/ON_SITE/COMPLETED), type (INSPECTION/PREP/REPAIR/FOLLOWUP), estimatedDuration, actualDuration, scheduledStart, scheduledEnd, notes, photos (JSON)
WorkOrderStep	workOrderId, stepNumber, description, estimatedMinutes, actualMinutes, status, completedAt
DurationLearning	category, taskType, propertyId?, avgDuration, sampleCount, lastUpdated — Selbstlernendes Modell
TravelTime	fromPropertyId, toPropertyId, estimatedMinutes, lastCalculated

Tickets & Kommunikation¶

Tabelle	Wichtige Felder
Ticket	subject, description, priority, status, category, lang, aiSummary, aiConfidence, assignedTo, propertyId, unitId, tenantId, createdBy (TENANT/HAUSHELD/ADMIN/AI), sourceEmailId?
Message	ticketId, from (TENANT/AI/ADMIN/CONTRACTOR/HAUSHELD), text, lang, translationDE, readAt, emailSentAt
AIAction	ticketId, type, target, status, metadata (JSON)
MessageReadStatus	messageId, userId, readAt — Für 10-Min E-Mail-Benachrichtigung

E-Mail-Management¶

Tabelle	Wichtige Felder
IncomingEmail	messageId (IMAP), from, to, subject, bodyText, bodyHtml, receivedAt, attachments (JSON), status (NEW/ANALYZED/DRAFT_PENDING/APPROVED/SENT/ARCHIVED)
EmailAnalysis	emailId, detectedSender (TENANT/OWNER/CONTRACTOR/AUTHORITY/UNKNOWN), detectedCategory, urgency, relatedPropertyId?, relatedTenantId?, relatedTicketId?, aiConfidence
EmailDraft	emailId, draftText, draftSubject, requiresApproval (bool), approvalStatus (PENDING/APPROVED/REJECTED/EDITED), approvedBy?, approvedAt?, sentAt?
EmailRule	category, action (AUTO_REPLY/DRAFT_APPROVE/ARCHIVE/FORWARD), costThreshold?, senderWhitelist?

Stammdaten (erweitert)¶

Tabelle	Wichtige Felder
Property	name, address, city, zipCode, bundesland, ownerId, bankAccountIBAN, bankAccountName, buildingYear, heatingType (GAS/OIL/FERNWAERME/WAERMEPUMPE), heatingFuel, totalHeatedSqm, unitCount, isDenkmalschutz, energyEfficiencyClass, photos (JSON), floorPlan
PropertyEnergyData	propertyId, year, fuelType, energyConsumptionKwh, co2EmissionsKg, co2CostsEur, emissionFactor, supplierName, supplierInvoiceDocId
Unit	number, floor, position (VORNE/HINTEN/LINKS/RECHTS), sqm, usableSqm, rooms, hasBalcony, hasKeller, hasStellplatz, hasAufzug, condition, currentRent, nkVorschuss, propertyId, tenantId
UnitKeys	unitId, keyType (HAUSTUER/WOHNUNG/KELLER/BRIEFKASTEN/GARAGE), quantity, issuedTo, issuedAt
TenantAccount	tenantId, sollMiete, istZahlungenYTD, saldo, nkVorauszahlungYTD, depositStatus, mahnStatus, lastUpdated
StammdatenChangeLog	entityType, entityId, field, oldValue, newValue, changedBy, changedAt

Finanzen¶

Tabelle	Wichtige Felder
BankAccount	propertyId, iban, bankName, accountType (PROPERTY/DEPOSIT_TRUST), balance
BankTransaction	bankAccountId, date, amount, description, counterparty, matchedTo (RENT/INVOICE/OTHER), matchedId, importSource
RentPayment	tenantId, amount, dueDate, paidDate, paidAmount, status (PAID/PARTIAL/OVERDUE/REMINDED), reminderLevel (0-3), lastReminderAt
DunningNotice	rentPaymentId, level (1/2/3), sentAt, sentVia (EMAIL/POST/REGISTERED_POST/PORTAL), documentId, fee
Invoice	propertyId, contractorId, amount, taxAmount, date, dueDate, status, category, costAllocation (JSON), ocrData, documentId
Deposit	tenantId, amount, paidDate, accountIBAN, interestAccrued, status (ACTIVE/SETTLED), settlementDate, settlementDocId
DepositSettlement	depositId, deductions (JSON: [{reason, amount, evidence}]), interestPaid, netRefund, documentId

Abrechnung¶

Tabelle	Wichtige Felder
UtilityBilling	propertyId, year, totalCosts (JSON per Kostenart), allocationKeys (JSON), co2Data (JSON), status (DRAFT/SENT/DISPUTED)
OwnerBilling	propertyId, ownerId, year, income (JSON), expenses (JSON), co2VermieterAnteil, netResult, status, documentId
CO2Calculation	propertyId, year, fuelType, energyConsumptionKwh, co2EmissionsKg, co2CostsEur, co2PerSqm, stufenmodellStufe (1-10), vermieterAnteilPct, mieterAnteilPct

Verträge & Recht¶

Tabelle	Wichtige Felder
Contract	tenantId, unitId, startDate, endDate, rentAmount, nkVorschuss, depositAmount, noticePeriod, status, signedAt, documentId
RentIncrease	contractId, type (MIETSPIEGEL/MODERNISIERUNG_559), currentRent, newRent, increaseAmount, reason, calculationData (JSON), letterDocId, sentAt, tenantResponseDue, tenantResponse (AGREED/REJECTED/NO_RESPONSE), effectiveDate, status
LegalCase	tenantId?, propertyId, type (RAEUMUNG/MIETRUECKSTAND/MAENGEL/SONSTIG), status (OPEN/IN_PROGRESS/COURT/SETTLED/CLOSED), lawyerId, description, filingDate, nextDeadline, documents (relation), notes
LegalDeadline	legalCaseId, description, dueDate, reminderDate, status (PENDING/COMPLETED/MISSED)

Sonstige¶

Tabelle	Wichtige Felder
Document	name, type, fileUrl, fileSize, mimeType, propertyId?, tenantId?, ticketId?, aiCategory, ocrText
Meter	unitId, type (WATER_COLD/WATER_HOT/HEATING/ELECTRICITY/GAS), serialNumber
MeterReading	meterId, value, date, readBy, photoUrl, aiValidated
Insurance	propertyId, type, provider, policyNumber, premium, startDate, endDate, documentId
MaintenancePlan	propertyId, title, category, interval, nextDue, contractorId, instructions
Contractor	name, category, phone, email, status, rating, is24h, emergencyPhone
CalendarEvent	title, date, startTime, endTime, type, propertyId, ticketId?, employeeId?, contractorId?, status
AuditLog	userId, action, entityType, entityId, metadata (JSON), timestamp — DSGVO Audit-Trail
ConsentRecord	userId, consentType (AGB/DATENSCHUTZ/DIGITAL_ZUSTELLUNG), grantedAt, revokedAt, documentId, ipAddress

CRM & Neuvermietung¶

Tabelle	Wichtige Felder
Lead	name, email, phone, source (SCOUT24/IMMOWELT/EBAY/WEBSITE/EMAIL), status (NEW/CONTACTED/BESICHTIGUNG/SELBSTAUSKUNFT/APPROVED/REJECTED/CONTRACTED), unitId, notes, createdAt
Viewing	unitId, leadId, scheduledAt, status (PLANNED/COMPLETED/NO_SHOW/CANCELLED), notes
SelfDisclosure	leadId, employmentStatus, monthlyIncome, previousLandlord, previousLandlordPhone, pets, smoker, householdSize, creditCheckConsent, documentId
Listing	unitId, title, description, photos (JSON), rentPrice, availableFrom, status (ACTIVE/PAUSED/RENTED), syndicatedTo (JSON: [SCOUT24, IMMOWELT, ...]), externalIds (JSON), createdAt

Inspektionen & Workflows¶

Tabelle	Wichtige Felder
Inspection	propertyId, type (ROUTINE/EINZUG/AUSZUG/MANGEL), inspectedBy, scheduledAt, completedAt, status, reportDocId
InspectionItem	inspectionId, room, category (WAND/BODEN/DECKE/FENSTER/TÜR/SANITAER/ELEKTRO/SONSTIG), condition (GUT/MAENGEL/KRITISCH), description, photos (JSON), autoDetectedIssues (JSON)
Workflow	name, triggerEvent, steps (JSON), isActive, createdBy, templateId?
WorkflowExecution	workflowId, triggerEntityId, currentStep, status (RUNNING/COMPLETED/ERROR/PAUSED), startedAt, log (JSON)

Finanzen (erweitert)¶

Tabelle	Wichtige Felder
OwnerDisbursement	ownerId, propertyId, month, grossIncome, managementFee, repairs, reserves, netPayout, paidAt, transactionRef
ManagementFeeConfig	propertyId, feeType (PERCENT/FIXED/COMBO), percentRate?, fixedAmount?, minFee?
PropertyBudget	propertyId, year, category, plannedAmount, actualAmount, variance

6. Mister Hausheld — Detailkonzept¶

Selbstlernendes Zeitmanagement¶

Wie es funktioniert:¶

Bei jedem Auftrag wird die geschätzte Dauer (initial aus Erfahrungswerten/Admin-Eingabe) gespeichert
Mitarbeiter startet und beendet Aufgabe im System → tatsächliche Dauer wird erfasst
System berechnet gleitenden Durchschnitt pro:
Aufgabenkategorie (z.B. "Wasserhahn reparieren")
Objekt (manche Gebäude sind komplexer)
Mitarbeiter (unterschiedliche Geschwindigkeiten)
Neue Schätzungen basieren auf historischen Daten, gewichtet nach Aktualität
Admin kann jederzeit überschreiben → Überschreibung fließt mit höherem Gewicht ein

Beispiel:¶

Erste 5 Aufträge "Wasserhahn reparieren": System schätzt Standard (45 Min)
Tatsächliche Dauer: 30, 35, 40, 35, 45 Min
Ab Auftrag 6: System schätzt 37 Min (gewichteter Durchschnitt)
Admin korrigiert auf 40 Min → System lernt: nächste Schätzung ~39 Min

Kalender-Logik:¶

08:00 Fahrt Büro → Schillerstr. 12 (15 Min berechnet)
08:15 Begutachtung Heizung Müller (30 Min geschätzt)
08:45 Fahrt Schillerstr. → Goetheweg 7 (20 Min)
09:05 Wasserhahn Schmidt reparieren (37 Min geschätzt)
09:42 Puffer (15 Min)
09:57 Treppenhauslicht 2.OG (20 Min geschätzt)
10:17 Fahrt Goetheweg → nächstes Objekt...

Automatische Umplanung:¶

Mitarbeiter markiert Auftrag als "dauert länger" oder beendet ihn verspätet
System berechnet Kaskaden-Effekt auf alle Folgetermine
Betroffene Mieter werden automatisch per E-Mail benachrichtigt: "Sehr geehrte/r [Name], der geplante Termin am [Datum] um [Uhrzeit] verschiebt sich voraussichtlich auf [neue Uhrzeit]. Wir bitten um Verständnis."
Bei Verschiebung > 2h oder auf anderen Tag → KI schlägt Alternativtermine vor

7. Cybersicherheit¶

Infrastruktur-Sicherheit:¶

Firewall & Netzwerk: UFW/iptables, nur Ports 80/443 offen, SSH nur über VPN oder Key-basiert, kein Root-Login
DDoS-Schutz: Cloudflare oder vergleichbarer Dienst als Reverse Proxy
Container-Isolation: Jeder Service (DB, Redis, App, Worker) in eigenem Docker-Container, kein privilegierter Modus
Secrets Management: Keine Passwörter im Code. Environment-Variablen über Docker Secrets oder .env (nicht in Git)
Dependency Scanning: Automatische Prüfung auf bekannte Schwachstellen in npm/pip-Paketen (Dependabot, Snyk)
OS-Updates: Automatische Sicherheitsupdates (unattended-upgrades)

Anwendungssicherheit:¶

OWASP Top 10: Systematische Absicherung gegen SQL-Injection, XSS, CSRF, IDOR, etc.
Input-Validierung: Serverseitige Validierung ALLER Eingaben (Zod-Schemas), kein Verlass auf Frontend
Rate Limiting: Login (5 Versuche/15 Min), API (100 Requests/Min/User), E-Mail-Versand (begrenzt)
CORS: Nur eigene Domain zugelassen
Content Security Policy (CSP): Strikte CSP-Header gegen XSS
HTTP Security Headers: HSTS, X-Frame-Options, X-Content-Type-Options, Referrer-Policy
SQL Injection: Prisma ORM parametrisiert Queries automatisch, keine Raw-SQL ohne Sanitization
Session Management: HttpOnly + Secure + SameSite Cookies, kurze Session-Lifetime, Refresh-Token-Rotation
File Upload: Dateityp-Validierung (Magic Bytes, nicht nur Extension), Größenlimit, Virus-Scan (ClamAV), kein direkter Zugriff (Serving über API mit Auth-Check)
API-Key Sicherheit: OpenClaw API-Keys nur serverseitig, nie im Frontend-Bundle

Verschlüsselung:¶

In-Transit: TLS 1.3 für alle Verbindungen (Webserver, DB, Redis, SMTP)
At-Rest: PostgreSQL Festplattenverschlüsselung (LUKS), MinIO-Verschlüsselung
Sensible Felder: IBAN, Steuernummern, API-Keys zusätzlich mit AES-256 verschlüsselt (Application-Level Encryption)
Passwörter: Argon2id Hashing (NICHT bcrypt, SHA)
E-Mail-Anhänge: Sensible Dokumente (Mahnungen, Abrechnungen) optional als passwortgeschützte PDFs

Monitoring & Incident Response:¶

Logging: Zentrales Logging aller sicherheitsrelevanten Events (Login-Versuche, Berechtigungsfehler, Admin-Aktionen)
Anomalie-Erkennung: Alarm bei ungewöhnlichen Mustern (z.B. Login aus neuem Land, massenhafter Datenzugriff)
Intrusion Detection: fail2ban für SSH, automatische IP-Sperre bei wiederholten Fehlversuchen
Backup-Integrität: Checksummen für Backups, monatlicher Restore-Test
Incident Response Plan: Dokumentierter Prozess für Datenpannen (Meldung an Aufsichtsbehörde innerhalb 72h, Art. 33 DSGVO)
Penetration-Test: Vor Go-Live und dann jährlich durch externen Anbieter

8. Datenschutz & DSGVO (vollständig)¶

Rechtsgrundlagen für Datenverarbeitung:¶

Datenverarbeitung	Rechtsgrundlage
Mieterdaten (Name, Adresse, Konto)	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Mieterkommunikation über Portal	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO + Einwilligung für KI-Verarbeitung
Weitergabe Kontaktdaten an Handwerker	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, explizit einzuholen!)
Mahnungen, Abrechnungen	Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO (Vertragserfüllung/berechtigtes Interesse)
Zählerstandserfassung, Energiedaten	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) + HeizkostenV
E-Mail-Verarbeitung durch KI	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) + Transparenz
Meldung an Einwohnermeldeamt	§19 BMG (gesetzliche Pflicht)
Schufa/Bonitätsauskunft (bei Neuvermietung)	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, nur nach Vorauswahl)

DSGVO-Umsetzung in der Plattform:¶

Einwilligungserklärungen: Digitale Einwilligung bei Registrierung (AGB, Datenschutz, digitale Zustellung, KI-Kommunikation). Jede Einwilligung separat, freiwillig, widerrufbar. Consent wird mit Timestamp und IP protokolliert.
Informationspflicht (Art. 13/14): Bei Ersterfassung automatische Datenschutzbelehrung an Mieter/Eigentümer (per Portal + E-Mail)
Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30): Automatisch aus System generierbar — alle Verarbeitungstätigkeiten, Datenkategorien, Zwecke, Empfänger, Löschfristen dokumentiert
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Erforderlich für KI-Agent (automatisierte Entscheidungsfindung), E-Mail-Analyse, Profiling. Muss vor Go-Live durchgeführt und dokumentiert werden.
Auskunftsrecht (Art. 15): Export aller gespeicherten Daten eines Mieters/Eigentümers auf Knopfdruck (maschinenlesbares Format, JSON/CSV)
Berichtigungsrecht (Art. 16): Mieter kann eigene Daten im Portal selbst korrigieren oder Korrektur beantragen
Löschrecht (Art. 17): Löschanfrage-Workflow im System. Automatische Prüfung gegen Aufbewahrungspflichten (Handels- und Steuerrecht: 6-10 Jahre nach Vertragsende). Daten werden pseudonymisiert wenn Löschung noch nicht möglich.
Datenübertragbarkeit (Art. 20): Export der eigenen Daten in maschinenlesbarem Format
Widerspruchsrecht (Art. 21): Mieter kann KI-Kommunikation widersprechen → Fallback auf menschliche Bearbeitung
Datensparsamkeit: Nur erforderliche Daten werden erhoben. Keine Religion, Gesundheitsdaten, politische Zugehörigkeit — es sei denn für bauliche Barrierefreiheit (dann nur mit Einwilligung)
Löschkonzept mit Fristen:
- Mietinteressenten ohne Vertrag: 6 Monate nach Absage
- Mieter nach Auszug: Vertragsdaten 10 Jahre (Steuerrecht), Kommunikation 3 Jahre (Verjährung), dann Löschung
- Bewerberdaten: 6 Monate
- Audit-Logs: 3 Jahre
Auftragsverarbeitung (Art. 28): AVV-Templates für alle externen Dienste (SendGrid, DocuSign, Brief-API, Abrechnungsservice, KI-Anbieter). AVV-Status im System trackbar.
Datenschutzbeauftragter: Ab 20 Mitarbeitern Pflicht. System enthält Kontaktfeld für DSB-Kontaktdaten (wird im Portal angezeigt).
Weitergabe Mieterdaten an Handwerker: System fragt automatisch Einwilligung beim Mieter ab, bevor Kontaktdaten an Mister Hausheld oder externe Firma weitergegeben werden. Alternative: Terminkoordination läuft komplett über Portal (DSGVO-konforme Lösung).
KI-Transparenz: Mieter werden informiert, dass KI-Agent kommuniziert. Jede KI-Nachricht ist als solche gekennzeichnet. Mieter hat Recht auf menschliche Bearbeitung (Art. 22 DSGVO — automatisierte Entscheidungen).

AGB & Vertragswerk:¶

AGB Mieter-Portal (digitale Zustellung, KI-Kommunikation, Datenschutz)
AGB Eigentümer-Portal
AGB Dienstleister-Portal
Verwaltungsvertrag-Templates (zwischen Hausverwaltung und Eigentümer)
Mietvertrag-Zusatz: Einwilligung digitale Kommunikation + Portal-Nutzung
Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) für alle Drittanbieter
Datenschutzerklärung (öffentlich auf Website)
Cookie-Banner mit Opt-in (TTDSG-konform)
Einwilligungserklärung KI-Verarbeitung (separat, freiwillig)

9. Meta-Seiten & Plattform-Infrastruktur¶

Startseite / Landingpage: Vorstellung der Hausverwaltung, Kontaktdaten, Leistungen
Impressum: Pflichtangaben nach §5 TMG (Firmenname, Adresse, GF, Handelsregister, USt-IdNr.)
Datenschutzerklärung: Vollständig nach Art. 13/14 DSGVO, inkl. Cookie-Nutzung, KI-Einsatz, Drittanbieter
Cookie-Richtlinie: Detaillierte Auflistung aller Cookies, Zweck, Speicherdauer
AGB Mieter-Portal: Nutzungsbedingungen für Mieter
AGB Eigentümer-Portal: Nutzungsbedingungen für Eigentümer
Kontaktseite: Kontaktformular, Adresse, Telefon, Notfallnummer
Login-Seite: Für alle Rollen (Mieter, Eigentümer, Hausheld, Admin)

Profil / Mein Konto: Persönliche Daten bearbeiten, Passwort ändern, 2FA verwalten, Sprache ändern
Benachrichtigungseinstellungen: E-Mail-Benachrichtigungen an/aus pro Kategorie, Push-Einstellungen
Datenschutz-Center (für Mieter/Eigentümer):
- Erteilte Einwilligungen einsehen und widerrufen
- Datenauskunft beantragen (Art. 15)
- Datenlöschung beantragen (Art. 17)
- Daten exportieren (Art. 20)
- Widerspruch KI-Verarbeitung
Hilfe / FAQ: Häufige Fragen, Anleitungen, Kontakt Support
Changelog / What's New: Neue Features und Änderungen (für Admins und optional für Mieter)

Admin-System-Seiten:¶

Benutzerverwaltung: Alle Benutzer, Rollen, Status, Einladungen
Systemeinstellungen: Firmenname, Logo, E-Mail-Konfiguration, Brief-API, Banking-API
KI-Agent Konfiguration: OpenClaw-Einstellungen, Regelwerk, E-Mail-Regeln
E-Mail-Templates: Vorlagen für Mahnungen, Benachrichtigungen, Einladungen (mehrsprachig)
Audit-Log: Vollständiges Protokoll aller Aktionen
DSGVO-Dashboard: AVV-Status, Löschanfragen, Verarbeitungsverzeichnis, DSB-Kontakt
Backup & Wartung: Backup-Status, letzte Prüfung, System-Health

E-Mail-Templates (mehrsprachig):¶

Einladung neuer Benutzer
Passwort zurücksetzen
Ticket-Benachrichtigung (neue Nachricht)
Termin-Bestätigung / -Verschiebung
Mahnung Stufe 1/2/3
Nebenkostenabrechnung Versand
Mieterhöhung
Zählerstand-Erinnerung
Vertragsunterzeichnung
KI-Genehmigungsanfrage (intern)
Notfall-Eskalation (intern)

10. Weitere Optimierungen & fehlende Features¶

Leerstandsmanagement:¶

Leerstehende Einheiten tracken
Kosten des Leerstands pro Monat berechnen (entgangene Miete + laufende Kosten)
Wiedervermietungs-Pipeline: Inserat → Besichtigung → Selbstauskunft → Vertrag → Einzug
KI-Unterstützung: Inseratstext generieren, Anfragen beantworten

Übergabeprotokolle:¶

Digitale Wohnungsübergabe (Ein- und Auszug) mit Foto-Dokumentation
Mängelliste mit Zustand pro Raum
Digitale Unterschrift beider Parteien
Automatisch in Dokumentenverwaltung abgelegt
Bei Auszug: Vergleich Einzug-/Auszugszustand → Schadensberechnung für Kaution

Benachrichtigungssystem (kanalübergreifend):¶

In-App (Portal-Benachrichtigungen)
E-Mail (Standard)
Push-Notification (optional, mobile App perspektivisch)
Postalisch (über Brief-API, für Mahnungen und rechtliche Schreiben)
Mieter konfiguriert bevorzugten Kanal im Profil

Reporting & KI-Insights:¶

Tagesberichte: Zusammenfassung aller KI-Aktionen, neue Tickets, Termine
Wochenberichte: Offene Tickets, Finanzkennzahlen, Mietrückstände
Monatsberichte: Vollständige Objekt-Performance, Eigentümer-Zusammenfassung
Trend-Analyse: Wiederkehrende Schäden, saisonale Muster, Problem-Einheiten
Prognosen: Erwartete Instandhaltungskosten, Mietrückstände, CO2-Kostenentwicklung

Wissensdatenbank (intern):¶

Hausverwaltungs-Know-how für den KI-Agent
Häufige Probleme + Lösungen
Rechtliche Hinweise (Fristen, Paragraphen)
Firmen-Bewertungen und Erfahrungen
Wird vom KI-Agent als Kontext genutzt für bessere Antworten

Mehrsprachige E-Mail-Templates:¶

Alle automatisierten E-Mails in der Sprache des Empfängers
Template-Editor im Admin-Bereich
Variablen-System ({{mieter_name}}, {{termin_datum}}, {{betrag}}, etc.)

CRM / Interessenten-Management (inspiriert von DoorLoop):¶

Mietinteressenten-Pipeline: Anfrage → Besichtigung → Selbstauskunft → Bonitätsprüfung → Vertrag → Einzug
Leadtracking: Woher kommen Anfragen (Immoscout, eBay Kleinanzeigen, Website, Telefon)?
Status-Tracking pro Interessent: Kontaktiert, Besichtigung geplant, Unterlagen angefordert, Zusage/Absage
Automatische Follow-ups: KI sendet Erinnerungen an Interessenten (Unterlagen ausstehend, etc.)
Notizen & Tags: Sachbearbeiter kann Notizen und Bewertungen zu Interessenten hinterlegen
Integration: Nahtloser Übergang von Interessent → Mieter bei Vertragsabschluss (Daten werden übernommen)

Mieter-Bonitätsprüfung / Screening:¶

Schufa-Auskunft: Integration über Schufa B2B API oder manueller Upload der Mieter-Selbstauskunft
Mieterselbstauskunft: Digitales Formular im Bewerber-Portal (Einkommen, Arbeitgeber, bisherige Mietverhältnisse)
Mietschuldenfreiheitsbescheinigung: Upload durch Bewerber, KI-Extraktion der relevanten Daten
Einkommensnachweis: Upload + automatische Plausibilitätsprüfung (Miete ≤ 30-40% Nettoeinkommen)
DSGVO-konform: Daten von abgelehnten Bewerbern werden nach 6 Monaten automatisch gelöscht
Bewertungsmatrix: KI erstellt Scoring basierend auf Bonität, Einkommen, Miethistorie — Empfehlung an Sachbearbeiter (KEINE automatische Entscheidung, Art. 22 DSGVO)

KI-Inspektionen / Zustandserfassung (inspiriert von DoorLoop AI Inspections):¶

Fotobasierte Zustandserfassung: Mister Hausheld Mitarbeiter fotografiert Räume/Anlagen
KI-Analyse: Automatische Erkennung von Mängeln (Schimmel, Wasserschäden, Risse, defekte Elemente)
Inspektionsberichte: Automatisch generiert mit Fotos, Mängelbeschreibung, Dringlichkeitseinschätzung
Vergleich über Zeit: Vorher-/Nachher-Vergleich bei wiederkehrenden Inspektionen
Nutzung: Regelmäßige Objektbegehung, Wohnungsübergabe, Wartungsprüfungen
Ticket-Erstellung: Aus erkannten Mängeln direkt Tickets generieren

Workflow-Automatisierung (inspiriert von DoorLoop Workflows):¶

Konfigurierbare Workflows: Admin definiert Abläufe als Schritt-für-Schritt-Ketten
Trigger-basiert: "Wenn Mietvertrag endet in 3 Monaten → E-Mail Verlängerungsangebot → Erinnerung nach 2 Wochen → Eskalation an Sachbearbeiter"
Vorlagen: Einzugs-Workflow, Auszugs-Workflow, Mahnung-Workflow, Neuvermietung-Workflow, Wartungsplan-Workflow
Status-Tracking: Jeder Workflow zeigt Fortschritt, abgeschlossene und ausstehende Schritte
Fehler-Handling: Warnung wenn ein Workflow-Schritt überfällig ist

Ankündigungen / Bulk-Kommunikation:¶

Gebäudeweite Ankündigungen: Nachricht an alle Mieter eines Objekts (z.B. Heizungswartung, Treppenhausreinigung)
Gruppenfilter: Nach Objekt, Etage, Einheitstyp filtern
Kanäle: Portal-Nachricht + E-Mail + optional postalisch
Mehrsprachig: Automatisch in Mieter-Sprache übersetzt
Archiv: Alle Ankündigungen chronologisch einsehbar

Budgetplanung pro Objekt:¶

Jahresbudget erstellen: Erwartete Einnahmen (Miete, NK) und Ausgaben (Wartung, Versicherung, Verwaltung) pro Objekt
Budget vs. Ist: Laufender Vergleich, Warnungen bei Überschreitung
Prognose: KI prognostiziert erwartete Instandhaltungskosten basierend auf Gebäudealter, Historik
Eigentümer-Sichtbarkeit: Budget in Eigentümer-Portal einsehbar

Dienstleister-Bezahlung & Rechnungsworkflow:¶

Rechnungsfreigabe: Rechnung hochladen/empfangen → KI-OCR liest Betrag, Absender, Leistung → Zuordnung zu Objekt/Auftrag → Freigabe durch Sachbearbeiter/GF
Zahlungsanweisung: Nach Freigabe automatische Zahlungsanweisung (perspektivisch über Banking-API)
Dienstleister-Konto: Jeder Dienstleister hat Übersicht seiner Aufträge, Rechnungen, Zahlungen
Fristenverfolgung: Zahlungsziele (Skonto, Netto) automatisch überwacht

Mietversicherung / Haftpflicht (perspektivisch):¶

Nachweis im Portal: Mieter kann Haftpflichtversicherung hochladen
Erinnerung: System erinnert Mieter bei fehlendem/abgelaufenem Nachweis
Optional: Vermittlung über Partner-Versicherung direkt im Portal

Open API & Zapier-Integration (perspektivisch):¶

REST API: Dokumentiert, versioniert, authentifiziert — ermöglicht Anbindung an Drittssysteme
Zapier/Make: Verbindung zu 5.000+ Apps (z.B. Slack-Benachrichtigung bei neuem Ticket, Google Sheets Export)
Webhooks: Echtzeit-Events an externe Systeme (neuer Mieter, Zahlung eingegangen, Ticket erstellt)
DATEV-Export: Bereits geplant in Phase 5 — für Steuerberater-Anbindung

CRM / Lead-Management (Neuvermietung):¶

Inspiriert durch DoorLoop CRM — dort fehlt es uns bisher komplett. - Interessenten-Pipeline: Anfrage → Besichtigung → Selbstauskunft → Bonitätsprüfung → Vertrag → Einzug - Lead-Tracking: Woher kommen Interessenten (Portal, Website, E-Mail), Conversion-Rate - Automatische Antworten: KI beantwortet Besichtigungsanfragen, vereinbart Termine - Besichtigungstermin-Verwaltung: Kalender-Integration, Sammelbesichtigungen - Mieterselbstauskunft: Digitales Formular, automatische Auswertung - Absagen-Management: Automatische Absage-E-Mails an nicht ausgewählte Interessenten - DSGVO: Interessenten-Daten nach 6 Monaten automatisch gelöscht

Inserate & Listing-Syndication:¶

DoorLoop syndiziert an Zillow, Trulia, Apartments.com — Äquivalent für Deutschland. - Inserat-Erstellung: KI generiert Inseratstext + Fotos aus Einheiten-Stammdaten - Syndication an deutsche Portale: ImmobilienScout24, Immowelt, eBay Kleinanzeigen (über OpenImmo-Schnittstelle oder API) - Eigene Website-Integration: Leerstehende Einheiten automatisch auf Firmen-Website anzeigen - Anfragen-Eingang: Portalanfragen werden automatisch als Leads im CRM erfasst - Deaktivierung: Inserat wird automatisch entfernt wenn Einheit vermietet

KI-gestützte Inspektionen / Begehungen:¶

DoorLoop bietet AI Inspections — adaptiert für deutschen Markt. - Digitale Begehungsprotokolle: Mister Hausheld oder Admin dokumentiert Gebäudezustand mobil - Foto-basierte Zustandserfassung: Raum für Raum mit Foto + KI-Analyse (Mängel erkennen) - Automatische Report-Generierung: KI erstellt Inspektionsbericht mit Fotos, Mängelliste, Empfehlungen - Intervall-basiert: Regelmäßige Begehungen pro Objekt planbar (halbjährlich, jährlich) - Vergleich über Zeit: Zustandsveränderungen zwischen Inspektionen automatisch erkannt - Integration: Erkannte Mängel können direkt als Ticket/Auftrag erstellt werden

Workflow-Automatisierung (visuell):¶

DoorLoop bietet Workflow-Builder mit Triggern, Delays und Conditions. - Visueller Workflow-Editor: Drag & Drop Builder für automatisierte Prozesse - Trigger: Ereignisse wie Einzug, Auszug, Vertragsbeginn, Fristablauf, Ticket-Erstellung - Aktionen: E-Mail senden, Ticket erstellen, Aufgabe zuweisen, Mahnung auslösen, Erinnerung - Bedingungen: Wenn Betrag > X, wenn Rolle = Y, wenn Status = Z - Delays: Zeitverzögerung (z.B. 3 Tage nach Einzug → Willkommens-E-Mail, 14 Tage nach Vertrag → Kaution prüfen) - Vordefinierte Templates: Einzugs-Workflow, Auszugs-Workflow, Mahnwesen, Vertragsverlängerung - Monitoring: Dashboard mit aktiven Workflows, Fehlern, Abschlussraten

Mieter-Versicherungsnachweis:¶

DoorLoop integriert Renters Insurance direkt im Mieter-Portal. - Versicherungspflicht: Mieter können aufgefordert werden, Haftpflichtversicherung nachzuweisen - Upload im Portal: Mieter lädt Versicherungsnachweis hoch - Fristenüberwachung: System erinnert Mieter wenn Versicherung abläuft - Optional: Vermittlung von Haftpflichtversicherung über Partnerlink

Eigentümer-Auszahlungen (Owner Disbursements):¶

DoorLoop bietet direkte Auszahlungen an Eigentümer. - Automatische Berechnung: Mieteinnahmen − Verwaltungsgebühr − Reparaturkosten − Rücklagen = Auszahlung - Verwaltungsgebühr-Berechnung: Prozentual, Festbetrag oder Kombi — pro Objekt konfigurierbar - Auszahlungslauf: Monatlicher automatischer Auszahlungslauf an Eigentümer-Bankkonten - Auszahlungsübersicht: Eigentümer sieht im Portal: Bruttoeinnahmen, Abzüge, Netto-Auszahlung - Rücklagen-Management: Instandhaltungsrücklage pro Objekt definierbar, automatisch einbehalten

SMS-/Text-Benachrichtigungen:¶

DoorLoop bietet SMS + Voicemail-Benachrichtigungen. - SMS-Kanal: Wichtige Benachrichtigungen (Termine, Notfälle, Zahlungserinnerungen) per SMS - Provider: Integration mit SMS-Gateway (z.B. Twilio, sipgate) - Opt-in: Mieter aktiviert SMS-Benachrichtigungen explizit im Profil (DSGVO) - Kosten: Kostenpflichtig pro SMS, transparent im Admin-Dashboard

Budgetierung & Prognosen pro Objekt:¶

DoorLoop bietet customizable Budgets auf Objekt- und Portfolio-Ebene. - Jahresbudget pro Objekt: Geplante Einnahmen (Miete, NK) vs. geplante Ausgaben (Instandhaltung, Versicherung, Verwaltung) - Soll/Ist-Vergleich: Monatliche Auswertung Budget vs. tatsächliche Kosten - Prognose: KI-basierte Hochrechnung auf Basis historischer Daten + bekannter kommender Kosten - Eigentümer-Report: Budgetübersicht als Teil des Eigentümer-Berichts

Zapier/API-Integration:¶

DoorLoop bietet Zapier + Open API. - REST API: Öffentliche API für alle Kern-Entitäten (Properties, Units, Tenants, Tickets, Payments) - Webhook-System: Events (neuer Mieter, neue Zahlung, neues Ticket) als Webhooks an externe Systeme - Zapier-Anbindung (perspektivisch): Für Anbindung an 5.000+ externe Tools - DATEV-Export: Buchhaltungsdaten für Steuerberater exportierbar - OpenImmo-Schnittstelle: Standard für Immobilienportale in Deutschland

Mobile-Strategie (2 Stufen):¶

Stufe 1 (Phase 1-5): Full Responsive Web — alle Portale funktionieren auf Smartphone, Tablet, Desktop. Tailwind CSS Breakpoints. Besonderer Fokus auf Mister Hausheld Mitarbeiter-Portal (Aufträge, Fotos, Status vom Handy).
Stufe 2 (Folgeprojekt nach Go-Live): Native Apps für iOS + Android — React Native oder Capacitor. Gleiche API, gleiche Auth, gleiche Datenstruktur. Kamerazugriff, Push-Notifications, GPS-Tracking. Die Web-Architektur wird von Anfang an so gebaut, dass native Apps nahtlos andocken können.

11. Implementierungsplan (5 Phasen)¶

Phase 1: Fundament (Wochen 1-4)¶

Ziel: Grundgerüst, Auth, Mieterkommunikation, Stammdaten funktioniert - Projektsetup: Next.js + TypeScript + Tailwind + Prisma + PostgreSQL + Redis - Benutzerverwaltung: Alle 8 Rollen, Benutzer anlegen/deaktivieren, Einladungs-E-Mails - Auth: NextAuth mit allen Rollen (GF, Admin, Mieter, Eigentümer, Hausheld Lead/Worker, Contractor, AI) - Stammdatenverwaltung: Objekte + Einheiten + Mieterkonten (inkl. Bulk-Import) - Kern-Datenmodell: User, Property, Unit, Tenant, Ticket, Message - Ticketsystem: CRUD, Priorisierung, Status, Chat - Mieter-Chat: Mehrsprachig, KI-Antwort via OpenClaw - Mieter-Portal: Login, eigene Tickets, neue Meldung - Admin-Dashboard: Übersicht Tickets, Objekte, KI-Aktivität - OpenClaw-Integration: Basis-Agent (Priorisierung + Auto-Antwort + Übersetzung) - E-Mail-System: Benachrichtigung bei ungelesenen Nachrichten (10-Min-Regel) - DSGVO: Consent-Management, Datenschutzerklärung, AGB - Cybersicherheit Basis: HTTP Security Headers, Rate Limiting, CSP, Input-Validierung - Meta-Seiten: Impressum, Datenschutzerklärung, AGB, Cookie-Banner, Login-Seite - Datenschutz-Center: Auskunft, Löschung, Export, Widerspruch für Mieter

Phase 2: Mister Hausheld, E-Mail & Operations (Wochen 5-9)¶

Ziel: Operativer Alltag komplett abgebildet, E-Mail-Automatisierung läuft - E-Mail-Management: IMAP-Anbindung, KI-Analyse, Genehmigungssystem (Human-in-the-Loop) - E-Mail-Regelwerk: Konfigurierbare Auto-Antwort vs. Genehmigung-Kategorien - Mister Hausheld Mitarbeiter-Portal: Aufträge, Kalender, Status, Fotos - Mister Hausheld Teamleiter-Portal: Alle Mitarbeiter koordinieren - Aufgaben-Dekomposition: Tickets → Teilaufgaben - Kalender mit Fahrzeitberechnung (Google Maps/OSRM API) - Selbstlernendes Zeitsystem: Ist/Soll-Vergleich, Durchschnittsberechnung - Automatische Umplanung + Mieter-Benachrichtigung - Notfall-/Bereitschaftsdienst-Tickets durch Mitarbeiter - Firmen-Dispatch: Automatische Beauftragung + Dienstleister-Portal - Dokumentenverwaltung: Upload, OCR, Kategorisierung - Wartungspläne: Präventiv, saisonal, automatische Erinnerung - Ankündigungen: Bulk-Kommunikation an Mieter nach Objekt/Etage, mehrsprachig - CRM / Interessenten-Management: Pipeline, Leadtracking, Follow-ups - Mieter-Screening: Selbstauskunft-Formular, Schufa-Upload, Einkommensprüfung, Bewertungsmatrix - KI-Inspektionen: Digitale Begehungsprotokolle, Foto-Mängelerfassung, Auto-Reports - Workflow-Automatisierung: Visueller Builder, vordefinierte Templates (Einzug, Auszug, Mahnung)

Phase 3: Finanzen (Wochen 9-14)¶

Ziel: Finanzielle Prozesse automatisiert - Bankkontenführung pro Objekt (Kontoauszugs-Import) - Mieteingangsüberwachung: Automatischer Abgleich - Mahnwesen (3-stufig): E-Mail + Post + Einschreiben + Portal - Brief-API-Integration (Pingen/LetterXpress) für postalischen Versand - Kautionsverwaltung: Treuhandkonto, Verzinsung, Auszugsabrechnung - Mietvertragsmanagement: CRUD, Fristen, digitale Unterschriften - Rechnungseingang: Upload, OCR, Zuordnung - Nebenkostenabrechnung: Erfassung, Verteilerschlüssel, Berechnung - CO2-Kostenaufteilung: 10-Stufen-Modell, automatische Berechnung - Eigentümerabrechnung: Getrennt von NK, automatische Generierung - Budgetplanung pro Objekt: Jahresbudget, Budget vs. Ist, Warnungen - Dienstleister-Rechnungsworkflow: Upload → OCR → Zuordnung → Freigabe → Zahlung - Workflow-Automatisierung: Einzug/Auszug/Mahnung/Neuvermietung als konfigurierbare Ketten - Eigentümer-Auszahlungen: Automatische Berechnung, Verwaltungsgebühr, Rücklagen, Auszahlungslauf - Budgetierung: Jahresbudget pro Objekt, Soll/Ist-Vergleich, KI-Prognosen

Phase 4: Recht, Mietanpassung & Neuvermietung (Wochen 15-18)¶

Ziel: Rechtliche Prozesse + Neuvermietungspipeline integriert - Mieterhöhungsverfahren: Mietspiegel + Modernisierungsumlage §559 - Rechtsfall-Management: Fälle, Status, Fristen, Anwaltskontakte - Räumungsklagen-Workflow - Automatische Eskalation aus Mahnwesen → Recht - Versicherungsmanagement: Policen, Fristen, Schadensmeldung - Zählerstandserfassung: Admin + Mieter-Self-Service - Eigentümer-Portal: Login, Finanzen, Reports, Dokumente - KI-Inspektionen: Fotobasierte Zustandserfassung, Mängelerkennung, automatische Berichte - CRM / Lead-Management: Interessenten-Pipeline, Besichtigungstermine, Mieterselbstauskunft - Inserate & Listing-Syndication: ImmobilienScout24, Immowelt, eBay KA (OpenImmo) - Mieter-Versicherungsnachweis: Upload im Portal, Fristenüberwachung

Phase 5: Intelligence & Go-Live (Wochen 19-22)¶

Ziel: Volle KI, Reporting, Production-Ready - Advanced Reporting: Dashboards, Trends, Export (PDF, Excel) - KI-Reports: Tages-/Wochen-Zusammenfassungen - Präventive KI: Muster, saisonale Trends, Handlungsempfehlungen - Mister Hausheld GPS-Routenoptimierung (optional) - Banking-API-Anbindung (FinTS/Open Banking) statt CSV-Import - DATEV-Export für Steuerberater - Penetration-Test, Security-Audit - DSFA (Datenschutz-Folgenabschätzung) für KI-Agent durchführen und dokumentieren - Übergabeprotokolle: Digitale Ein-/Auszugs-Dokumentation - Leerstandsmanagement: Tracking, Kosten, Wiedervermietungs-Pipeline - Wissensdatenbank: Internes Know-how für KI-Agent - Open API + Zapier/Make-Integration: REST API dokumentiert, Webhooks - REST API + Webhook-System: Öffentliche API für externe Integrationen - SMS-Benachrichtigungen: Twilio/sipgate Integration für kritische Nachrichten - OpenImmo-Export: Standard-Schnittstelle für deutsche Immobilienportale - Performance-Optimierung - Go-Live, Monitoring, Error-Tracking

12. Nächste Schritte¶

Dieses Konzept reviewen — Feedback, Anpassungen, fehlende Features
Server bereitstellen: VPS mit Docker, Domain, SSL
PostgreSQL + Redis aufsetzen
OpenClaw Account einrichten
Git-Repository erstellen
Phase 1 starten

13. QA-Checkliste — 6-Bereiche-Test-Vorbereitung¶

Dieses Kapitel dokumentiert, wie die Plattform in allen 6 Testbereichen besteht. Jeder Testpunkt wird mit der konkreten Implementierung referenziert.

Test 1: Rechtliche Aspekte ✅¶

AGB und Nutzungsbedingungen:¶

Klarheit: AGB in einfacher, verständlicher Sprache verfasst. Separate AGB pro Portal (Mieter, Eigentümer, Dienstleister) — siehe Kap. 8 AGB & Vertragswerk
Vollständigkeit: Deckt ab: digitale Zustellung, KI-Kommunikation, Haftungsausschluss KI-Agent, Datenschutz, Widerrufsrecht, Kündigungsbedingungen Portal-Nutzung
Verständlichkeit: AGB in Mieter-Sprache verfügbar (12+ Sprachen). Kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte vor vollständigem Text
Zustimmung: Checkbox-basierte Einwilligung bei Registrierung, separat für AGB und Datenschutz. Keine Vorankreuzung (DSGVO-konform). Consent mit Timestamp + IP protokolliert (ConsentRecord-Tabelle)
Versionierung: AGB-Versionen archiviert. Bei Änderung: erneute Zustimmung erforderlich, Nutzer wird benachrichtigt

Impressumspflicht (§5 TMG, §18 MStV):¶

Pflichtangaben implementiert: Firmenname, Rechtsform, Vertretungsberechtigter (GF), ladungsfähige Anschrift, Telefon, E-Mail, Handelsregisternummer + Registergericht, USt-IdNr.
Erreichbarkeit: Impressum von jeder Seite innerhalb maximal 2 Klicks erreichbar (Footer-Link)
Verantwortlicher für journalistisch-redaktionelle Inhalte (§18 Abs. 2 MStV): Falls Blogbeiträge oder Ratgeberinhalte veröffentlicht werden
Streitschlichtung: Hinweis auf OS-Plattform der EU (https://ec.europa.eu/consumers/odr) und ob Teilnahme an Verbraucherschlichtung erfolgt
Berufsrechtliche Angaben: Falls zutreffend (z.B. Mitgliedschaft IVD, Berufshaftpflicht)

Verbraucherschutzgesetze:¶

Fernabsatzgesetz / BGB §312 ff.: Widerrufsbelehrung bei digitalen Vertragsabschlüssen (Portal-Registrierung). 14 Tage Widerrufsrecht
Digitale-Dienste-Gesetz (DDG): Ehemals TMG — Informationspflichten für Telemedienanbieter erfüllt
Barrierefreiheit (BFSG): Ab Juni 2025 Pflicht für bestimmte digitale Dienste. Plattform wird WCAG 2.1 AA-konform gebaut (Kontraste, Screenreader-Kompatibilität, Tastaturnavigation, ARIA-Labels). RTL-Support für Arabisch bereits implementiert.
Preisangabenverordnung (PAngV): Falls Dienstleistungen mit Preisen angeboten werden — Bruttopreise inkl. USt.
UWG (Wettbewerbsrecht): Keine irreführenden Angaben, transparente KI-Kennzeichnung

Test 2: Datenschutz ✅¶

Datenschutzerklärung:¶

Transparenz: Vollständig nach Art. 13/14 DSGVO — siehe Kap. 8
Cookie-Nutzung: Cookie-Banner mit Opt-in (TTDSG §25). Technisch notwendige Cookies ohne Einwilligung, Analyse-/Marketing-Cookies nur mit expliziter Zustimmung. Detaillierte Cookie-Richtlinie (Name, Zweck, Anbieter, Speicherdauer pro Cookie)
Tracking: Kein Google Analytics (DSGVO-Problematik). Stattdessen: Self-hosted Plausible oder Matomo (datenschutzkonform, kein Cookie-Consent nötig bei korrekter Konfiguration)
Drittanbieter: Alle Drittanbieter aufgelistet (SendGrid, DocuSign, Maps-API, OpenClaw, Brief-API) mit Zweck und Rechtsgrundlage
KI-Einsatz: Transparent dokumentiert — welche Daten der KI-Agent verarbeitet, zu welchem Zweck, welche Entscheidungen automatisiert getroffen werden

Einwilligung zur Datennutzung:¶

Separates Opt-in: Für jede Verarbeitungskategorie einzeln (AGB, Datenschutz, KI-Kommunikation, digitale Zustellung). Keine Kopplung.
Freiwilligkeit: Portal-Nutzung nicht zwingend — Alternative Kommunikationswege (postalisch, telefonisch) bleiben bestehen
Widerruf: Jederzeit im Datenschutz-Center widerrufbar. Widerruf ebenso einfach wie Erteilung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Protokollierung: ConsentRecord-Tabelle speichert Zeitstempel, IP, Version der Einwilligung, Widerrufszeitpunkt

Rechte der Benutzer:¶

Auskunftsrecht (Art. 15): Datenexport auf Knopfdruck (JSON/CSV) — Datenschutz-Center
Löschrecht (Art. 17): Löschanfrage-Workflow mit Fristenprüfung — siehe Kap. 8 Punkt 7+11
Datenübertragbarkeit (Art. 20): Maschinenlesbarer Export
Widerspruchsrecht (Art. 21): KI-Verarbeitung widerrufbar, Fallback auf menschliche Bearbeitung
Berichtigung (Art. 16): Self-Service im Profil
Einschränkung (Art. 18): Bei laufenden Prüfungen können Daten gesperrt statt gelöscht werden
Recht auf menschliche Überprüfung (Art. 22): Bei automatisierten Entscheidungen durch KI-Agent

Test 3: Cybersicherheit ✅¶

SSL-Zertifikat:¶

HTTPS: TLS 1.3 für alle Verbindungen. Let's Encrypt Zertifikate mit automatischer Erneuerung
HSTS: Strict-Transport-Security Header mit min. 1 Jahr max-age + includeSubDomains
Certificate Transparency: Monitoring auf unerwartete Zertifikatsausstellungen
Keine Mixed Content: Alle Ressourcen über HTTPS, keine HTTP-Fallbacks

Sicherheitslücken (OWASP Top Ten):¶

A01 Broken Access Control: RBAC + Row-Level Security, API-Middleware prüft Rolle bei jedem Request
A02 Cryptographic Failures: Argon2id, AES-256, TLS 1.3 — siehe Kap. 7 Verschlüsselung
A03 Injection: Prisma ORM parametrisiert, Zod-Validierung, keine Raw-SQL
A04 Insecure Design: Security by Design — Threat Modeling vor Implementierung
A05 Security Misconfiguration: Docker-Hardening, keine Default-Credentials, Secrets Management
A06 Vulnerable Components: Dependabot/Snyk, automatische Alerts bei CVEs
A07 Auth Failures: Rate Limiting, 2FA, Account Lockout, Secure Session Management
A08 Data Integrity Failures: Code-Signing, CI/CD Pipeline-Security, Dependency Pinning
A09 Logging Failures: Zentrales Logging, Anomalie-Erkennung — siehe Kap. 7 Monitoring
A10 SSRF: API-Requests nur an Whitelist-Domains, kein User-Input in Server-Requests

Datenschutzverletzungen:¶

Incident Response Plan: Dokumentiert — Erkennung → Bewertung → Meldung (72h an Aufsichtsbehörde, Art. 33 DSGVO) → Benachrichtigung Betroffener (Art. 34) → Nachbereitung
Backup & Recovery: Tägliches Backup, 30 Tage Retention, monatlicher Restore-Test
Vorfalls-Dokumentation: Alle Incidents in separatem Log (nicht löschbar)
Kontaktperson: DSB-Kontaktdaten im System hinterlegt

Test 4: Usability ✅¶

Benutzererfahrung:¶

Navigation: Seitenleiste mit klarer Modulstruktur. Breadcrumbs. Max. 3 Klicks zu jeder Funktion
Onboarding: Geführter Ersteinrichtungs-Wizard für Admin (Firma → Objekte → Einheiten → Mieter)
Suche: Globale Suchfunktion über alle Module (Mieter, Tickets, Objekte, Dokumente)
Shortcuts: Schnellaktionen auf Dashboard (Neues Ticket, Neuer Termin, etc.)
Fehlermeldungen: Klar, hilfreich, in Mieter-Sprache. Kein technischer Jargon.
Ladezeiten: Loading-States, Skeleton-Screens, Optimistic Updates
Zugänglichkeit: WCAG 2.1 AA — Kontraste, Screenreader, Tastaturnavigation, ARIA-Labels, Fokus-Management

Design und Layout:¶

Design System: shadcn/ui als Basis — konsistente Komponenten, Farben, Typografie über alle Portale
Farbwahl: Hoher Kontrast (WCAG AA min. 4.5:1 für Text). Farben nicht als einziges Unterscheidungsmerkmal (Farbenblindheit)
Typografie: System-Schriftarten (Inter/Arial) für Lesbarkeit. Min. 16px Body-Text. Skalierbar.
Dark Mode: Optional (perspektivisch Phase 5)
Konsistenz: Gleiche Patterns für gleiche Aktionen über alle Portale. Einheitliche Formular-Layouts, Button-Styles, Tabellen
White Space: Großzügiges Layout, keine überladenen Seiten
RTL-Support: Arabisch, Persisch, Hebräisch — direction: rtl mit korrektem Layout-Mirroring

Interaktive Elemente:¶

Formulare: Inline-Validierung mit klaren Fehlermeldungen, Pflichtfelder markiert, Auto-Save bei längeren Formularen
Buttons: Klar beschriftet (nicht nur Icons), Disable-State bei laufender Aktion, Confirmation-Dialoge bei destruktiven Aktionen
Links: Alle internen Links funktional, tote Links automatisch erkannt (Monitoring), externe Links öffnen in neuem Tab
Tables: Sortierbar, filterbar, paginiert. Export-Funktion (CSV/PDF)
Modals/Dialoge: Schließbar per ESC, Overlay-Click und X-Button. Fokus-Trap für Accessibility.
Drag & Drop: Kalender-Einträge verschiebbar (Mister Hausheld), Listen sortierbar wo sinnvoll
Feedback: Toast-Notifications bei Erfolg/Fehler. Kein stiller Fehler.

Test 5: Technische Aspekte ✅¶

Ladezeiten und Performance:¶

Server-Side Rendering (SSR): Next.js rendert kritische Seiten serverseitig → schneller First Contentful Paint
Code Splitting: Automatisch durch Next.js App Router — nur benötigter Code wird geladen
Image Optimization: Next.js Image-Komponente mit automatischer Größenanpassung, WebP, Lazy Loading
Caching: Redis für DB-Queries, React Query für Client-Cache, HTTP Cache-Headers für statische Assets
Bundle Size: Tree Shaking, Dynamic Imports, Analyse mit @next/bundle-analyzer
Database: Prisma Query Optimization, DB-Indizes auf häufig abgefragte Felder, Connection Pooling
Target: Lighthouse Performance Score ≥ 90, TTFB < 200ms, LCP < 2.5s

Responsiveness:¶

Tailwind Breakpoints: sm (640px), md (768px), lg (1024px), xl (1280px), 2xl (1536px)
Mobile-First: Layouts von Mobile aufwärts gebaut
Testing: Manuelle Tests auf iPhone, Android, iPad, Desktop. Browserstack für Edge-Cases
Touch-Targets: Min. 44x44px für alle interaktiven Elemente (Mobile)
Viewport: Korrekte meta viewport Tags, kein horizontales Scrollen
Hausheld-Portal: Besonders für Smartphone optimiert — große Buttons, vereinfachte Navigation, Kamera-Integration

SEO-Optimierung:¶

Meta-Tags: title, description, og:title, og:description, og:image für alle öffentlichen Seiten
Structured Data: JSON-LD für Organization (Firma), LocalBusiness (Standort), FAQPage (FAQ-Seite)
Alt-Text: Alle Bilder mit beschreibendem Alt-Text (auch für Screenreader relevant)
Canonical URLs: Korrekte canonical-Tags, keine Duplicate Content
Sitemap: Automatisch generierte sitemap.xml
robots.txt: Definiert — Login-Bereiche, Admin-Seiten, API von Crawling ausgeschlossen
Heading-Hierarchie: Korrekte H1→H2→H3 Struktur auf jeder Seite
Open Graph: Für Sharing auf Social Media (Firmenlogo, Beschreibung)
Performance: Core Web Vitals optimiert (LCP, FID/INP, CLS) — Google Ranking-Faktor
Hinweis: Nur öffentliche Seiten (Startseite, Impressum, Datenschutz, Kontakt) sind SEO-relevant. Portal-Bereiche hinter Login werden via robots.txt und noindex ausgeschlossen.

Test 6: Inhalt ✅¶

Qualität der Informationen:¶

Richtigkeit: Alle rechtlichen Angaben (CO2KostAufG, §559 BGB, DSGVO-Artikel) gegen aktuelle Gesetzeslage geprüft. System warnt bei veralteten Daten (z.B. CO2-Preis pro Tonne wird jährlich aktualisiert)
Vollständigkeit: Alle Pflichtinhalte vorhanden (Impressum, Datenschutzerklärung, AGB). Alle Portalseiten mit ausreichend Kontext und Hilfetext
Aktualität: Änderungslog für alle rechtlichen Seiten. Jährliche Review-Erinnerung für AGB, Datenschutzerklärung. CO2-Preise und Stufenmodell automatisch aktualisierbar.
Verständlichkeit: Texte in klarer, einfacher Sprache. Juristischer Fachjargon wird erklärt. Mehrsprachige Inhalte durch KI-Übersetzung + manuelle Qualitätsprüfung.
Disclaimer: System gibt KEINE Rechtsberatung. Bei rechtlichen Fragen wird immer Anwalt empfohlen. KI-generierte Inhalte sind als solche gekennzeichnet.

Verlinkte Inhalte:¶

Interne Links: Automatisch funktional durch Next.js Routing. Broken-Link-Detection als Teil des Build-Prozesses
Externe Links: Link zu EU-Streitschlichtung, Datenschutzbehörde, gesetzlichen Grundlagen. Alle mit target="_blank" rel="noopener noreferrer" (Sicherheit)
Monitoring: Regelmäßige Prüfung externer Links auf Erreichbarkeit (Cron-Job, monatlich)
404-Seite: Custom 404-Seite mit Navigation zurück zum Dashboard/Startseite. Kein technischer Fehler sichtbar.
Redirect-Strategie: Bei URL-Änderungen: 301-Redirects statt toter Links

Dieses Dokument wird fortlaufend aktualisiert.